Hoe bereken je de kosten en opbrengsten van maatregelen gericht op beheersing van langdurige arbeidsuitval en verbetering van prestaties? Steven van der Minne gaat in op de bedrijfseconomische aspecten van psychosociale preventie.
Psychosociale preventie: laten we beginnen bij de basis
Het uitgangspunt is dat maatregelen bepaalbaar, haalbaar en betaalbaar moeten zijn.
‘Bepaalbaar’ betreft de concreetheid van de maatregelen. Beleidsvoornemens zijn op zichzelf onvoldoende als basis voor preventievoorstellen. ‘Haalbaar en betaalbaar’ hebben betrekking op de effectiviteit in verhouding tot de kosten. Kosten van psychosociale risico’s (zoals burn-out) worden dikwijls onderschat. Verbetermogelijkheden in stressreductie aan de bron en stressbestendigheid bij de medewerker zijn dan ook een grote uitdaging.
Inzicht nodig op drie niveaus
Hoe kunnen we de kosten van preventie berekenen? Gaat het om kostenbesparing of ook om winstberekening? Dat is een strategische vraag voor de directie.
Het antwoord vereist inzicht op drie niveaus: inhoud, rentabiliteit en bedrijfsdoelen. Bij de inhoud gaat het om de aanpak van de risico’s. Bij rentabiliteit om de kosten en baten van de huidige en een mogelijk nieuwe situatie. En bij bedrijfsdoelen om bedrijven die winst willen maken en instellingen die hun niet-commerciële doelen willen realiseren. En dat zo goed mogelijk en met zo min mogelijk kosten.
Moeilijkheden en knelpunten psychosociale preventie
Een business case maken om langdurige arbeidsuitval te beheersen en de prestaties te vergroten, zonder dat van tevoren bekend is wat een investering oplevert? Volgens De Weerd et al. (2014) is het moeilijk, maar niet onmogelijk. Volgens De Prins (2013) ligt daarnaast een deel van het probleem in operationele vraagstukken. Omdat de directie vaak te ver van de werkvloer af staat om te begrijpen wat daar speelt.
De directie staat vaak te ver van de werkvloer af om te begrijpen wat daar speelt”
Investeren in psychosociale risicobeheersing is lastiger dan investeren in de beheersing van tastbare risico’s (bijvoorbeeld fysieke belasting). Want bij die laatste is het mogelijk de aanschaf-, onderhouds- en trainingskosten plus afschrijving per jaar te vergelijken met de verminderde arbeidsuitval.
Dat lukt niet bij een preventiebudget. Wel kunnen de uitvalkosten hier de basis vormen en valt de budgetbewaking te koppelen aan periodieke meetpunten (De Greef et al., 2011). Het knelpunt daarbij is de interne budgettering. Draagt de ene afdeling de kosten terwijl de andere van de opbrengsten profiteert, dan kan dat tot ontevredenheid leiden. Daarom is het cruciaal om af te stemmen tussen de niveaus en het budget te sturen op het hoogste niveau.
Wat is de noodzaak van de maatregelen?
Besluiten genomen op basis van feiten, zijn te verantwoorden. Zo'n feitelijke basis kan de discussie beperken tot details. Bij rentabiliteit gaat het om een afweging van kosten en baten.
- Kosten: van een incident, inclusief die van eerdere incidenten met soortgelijke oorzaken of in vergelijkbare omstandigheden, afgewogen tegen de preventiekosten (geld, tijd);
- Baten: aan de ene kant een afname van het aantal fouten en ongevallen en het ziekteverzuim (kostenbesparing), aan de andere kant een toename van de betrokkenheid en een verbetering van de prestaties en klantwaardering (opbrengstverhoging).
Na een incident met grote gevolgen zal een onderneming zo snel mogelijk maatregelen nemen om het risico op bedreiging van het imago en de bedrijfscontinuïteit tegen te gaan. Zolang het topmanagement zich niet bewust is van de noodzaak van een verandering, gebeurt de afweging op de lagere niveaus. Daar zijn de budgetten vaak al verdeeld. Dat maakt een aanpak die het gezamenlijk belang beoogt moeilijk te realiseren. Terwijl een overkoepelende en holistische aanpak een onderneming weerbaarder en wendbaarder maakt. En dat zorgt uiteindelijk weer voor een betere performance.
En wat leveren de investeringen in psychosociale preventie op?
Wanneer het om veiligheid, gezondheid, milieu of continuïteit gaat, is de rentabiliteit vaak onderbelicht. Ondanks het bedrijfseconomische belang. Want in tegenstelling tot investeringen in de directe productiecapaciteit, zijn de effecten van investeringen in veiligheid en gezondheid niet altijd zichtbaar. Hierdoor ziet een organisatie er vaak het nut niet van in. Dit geldt overigens voor alle arbo-gerelateerde investeringen. Maar bij psychosociale aspecten is de relatie tussen kosten en baten het meest ongrijpbaar.
Groei en risicobeheersing combineren
Zelfs wanneer maatregelen wel hebben geleid tot minder schade en letsel, volgt dikwijls de vraag in hoeverre die resultaten aan deze investeringen toe te schrijven zijn. En wat als het bedrijf kan aantonen dat het de investeringen in menselijk kapitaal zal terugverdienen? Dan nog kan de directie de nodige reserves tonen omdat er andere prioriteiten zijn. Investeren in groei is nu eenmaal populairder dan investeren in risicobeheersing. Hoe vallen die twee aandachtspunten dan te combineren?
De ondernemer, de boekhouder en de inhoudelijke deskundige spreken elk een andere taal”
Het cruciale punt daarbij is dat de ondernemer, de boekhouder en de inhoudelijke deskundige elk een andere taal spreken. De ondernemer denkt en besluit snel. De boekhouder is zorgvuldig en ziet een andere werkelijkheid dan de ondernemer. En de expert ten slotte overziet de inhoudelijke, maar niet de boekhoudkundige kant (kosten beheersen) of de ondernemerskant (baten vergroten).
Samen verantwoordelijk, samen afstemmen
De oplossing ligt in een optimale afstemming tussen de ondernemer, de boekhouder (financieel directeur, controller) en de inhoudelijke deskundigen (bv. preventieadviseur). Vertrekpunt daarbij is hun gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Inhoud (HRM'ers, QHSE'ers)
Wie zich richt op stress en de gevolgen, ziet vooral (afgeleid van Maslach & Jackson, 1981):
- onnodige fouten (routine-, procedure- en inschattingsfouten);
- communicatiestoringen tussen collega’s onderling en collega’s en leidinggevenden;
- afnemende alertheid en mentale onverschilligheid bij medewerkers.
Rentabiliteit (boekhouders, budgethouders)
Zoals gezegd zijn de effecten van investeringen in veiligheid en gezondheid niet altijd zichtbaar. Dit in tegenstelling tot investeringen in het primaire productieproces. Daarnaast zijn managers vooral gericht op hun eigen ‘silo’ (afdeling). Zij voelen zich daardoor niet verantwoordelijk voor een gezamenlijke, optimale afstemming. Of zijn de risicokosten van die silovorming in kaart te brengen?
Onderneming (ondernemers, directeuren non-profit)
Ondernemers gaan voor de aanval, niet voor de verdediging. De uitdaging is dus vooral ook hen aan tafel te krijgen. Zij denken meestal strategisch en minder operationeel, met vaak minder aandacht voor investeren in kostenbesparingen. Er is dan ook een strategie nodig die de ondernemer prikkelt om de plannen scherper te krijgen en zo de onderneming te laten groeien. Stijgt de motivatie? Stijgt daarmee ook de prestatie? Zijn de klanten tevreden en komen ze terug, of komen er nieuwe klanten door het goede imago van de onderneming?
Methodiek voor boekhoudkundig inzicht
Wat kost een burn-out? Wat kosten psychosociale verbetermaatregelen en wat leveren ze op? Is dit te verantwoorden? Stel dat we kunnen aantonen dat we investeringen in psychosociale preventie kunnen terugverdienen, sluit dat dan aan bij de ondernemer? Of ziet die andere prioriteiten?
Een methodiek die onze zuiderburen steeds vaker hanteren (De Greef et al., 2011) maakt materiële investeringsmaatregelen in preventie en bescherming op het werk boekhoudkundig inzichtelijk. Dat brengt aantoonbare kostenbesparing binnen bereik. Volgens deze methode komen QHSE-experts en boekhouders bijeen om samen, elk vanuit het eigen perspectief, de kosten van incidenten te bespreken. Om vervolgens met de ondernemer naar verbetermogelijkheden te kijken.
Bronnen
- De Greef, M., Van den Broek, K., Van Der Heyden, S., Kuhl K., Schmitz-Felten, E. (2011). Socio-economic costs of accidents at work and work-related ill health, Full study report. European Commission, Directorate-General for Employment, Social Affairs and Inclusion, Unit B.3 (Editor). Luxembourg
- Hassard, J., Teoh, K., Cox, T., Dewe, P., Cosmar, M., Gründler, R., & Van den Broek, K. (2014). Calculating the cost of work-related stress and psychosocial risks.
- Karasek, R., & Theorell, T. (1990). Healthy work: stress, productivity, and the reconstruction of working life. Basic books.
- Maslach, C., & Jackson, S. E. (1981). The measurement of experienced burnout. Journal of organizational behavior, 2(2), 99-113.
- De Prins, P. (2013) De kern van sociale innovatie: HRinvalshoek. Congres 2013: Sociale innovatie
- De Weerd, M., Tierney, R., Van Duuren, B., Bertranou, E. (2014). Estimating the cost of accidents and ill-health at work: A review of methodologies. European Risk Observatory. European Agency for Safety and Health at Work. ISSN: 1831-9351
